Como gerenciar os projetos e tarefas da sua equipe criativa com o SiGA SW.
Sobre o autor: criador do SiGA, André Traichel é publicitário, graduado em Marketing e pós-graduado em Pedagogia Empresarial
Gerenciar os projetos e tarefas de um departamento de marketing, equipe de criação ou agência digital nem sempre é uma tarefa simples. Afinal, são diversas demandas acontecendo ao mesmo tempo, cada uma com seu briefing, prazos, responsáveis e arquivos envolvidos. Sem uma organização adequada, encontrar uma informação ou acompanhar o andamento de um projeto acaba se tornando um desafio.
Além disso, durante a execução de um projeto é comum que ocorram alterações de briefing, mudanças de prazo, aprovações e solicitações do cliente. Se essas informações não estiverem centralizadas, a equipe pode acabar trabalhando com dados desatualizados, gerando retrabalho e dificultando o acompanhamento de tudo o que aconteceu ao longo do processo.
É justamente para evitar esse tipo de situação que o SiGA SW centraliza a gestão de projetos e tarefas em um único ambiente. Com ele, é possível organizar as demandas da equipe, acompanhar os prazos, registrar o histórico das atividades e manter todas as informações do projeto sempre disponíveis para consulta.
Neste artigo, vamos mostrar como estruturar esse processo dentro do nosso software e como utilizar os principais recursos da plataforma para tornar a gestão dos projetos criativos muito mais organizada e eficiente. Para isso, vamos dividir em 4 tópicos:
– criar projetos e definir suas informações;
– organizar os trabalhos e o fluxo de execução;
– dividir as tarefas entre os responsáveis;
– acompanhar prazos, andamento e desempenho.
Criando Campanhas (Projetos).
Vamos começar dizendo que no nosso software, os projetos são considerados como “Campanhas”, seguindo o linguajar padrão dentro do mercado publicitário. E isto é fácil de entender: assim como em um projeto, é a campanha que agrega todos os trabalhos que devem ser feitos para um mesmo fim, além de definir as verbas que serão investidas.
Por exemplo: “Ação de inauguração da nova loja”. Nesta ação, teremos diversos trabalhos que serão feitos para essa inauguração, como evento, banners, folders e anúncios. E estes trabalhos serão os Jobs.
Organizando os trabalhos com Jobs.
Uma vez que temos estabelecida a Campanha, devemos então organizar o que deve ser feito. Em muitos softwares de gestão de projetos, como o Trello, esse trabalho normalmente é representado por um cartão. No SiGA SW, ele recebe o nome de Job, seguindo a terminologia utilizada pelo mercado publicitário. É no Job que ficam todas as informações sobre aquele trabalho: cliente, peça, briefing (que pode ser criado com IA), prazo, responsáveis e demais informações necessárias para sua execução. No nosso caso da campanha de inauguração, poderíamos ter um job para Banner de fachada…
Este Job é exatamente o trabalho em si e que reunirá tudo sobre o que deve ser feito, pois além dos dados básicos, os envolvidos poderão colocar as horas trabalhadas, anexar arquivos e links, fazer comentários, etc. A situação de cada Job também indicará em que etapa do processo este trabalho está até ser concluído.
Dividindo o trabalho entre os responsáveis.
Dentro do Job, você poderá ter tarefas, estas sim as ações diretas que cada pessoa ficará responsável por fazer. Além disto, terá um prazo para isto, para que tudo seja feito dentro do tempo previsto. Por exemplo, se temos que criar um banner (como falado acima) podemos definir as tarefas da seguinte forma:
– fazer chamada e texto, responsável André e prazo 25/05;
– fazer layout, responsável Fabiana e prazo 26/05.
Acompanhe tudo na Pauta.
Por fim, depois de criar a Campanha, organizar os Jobs e distribuir as tarefas, chega o momento de acompanhar a execução dos trabalhos. Para isso, o SiGA SW conta com a Pauta, que reúne todos os Jobs ativos da agência, independentemente do cliente, da campanha ou das pessoas envolvidas.
Com isso, você não precisa ficar procurando informações em diversos quadros ou projetos separados. Se preferir, também poderá utilizar filtros e pesquisas para localizar rapidamente apenas os trabalhos que deseja acompanhar.
A Pauta pode ser visualizada de diferentes formas: em tabela, agrupada por listas ou no formato Kanban. Em qualquer uma delas, você terá acesso a informações importantes, como carga horária, prazos, data de início, situação de cada Job e outros dados que facilitam o acompanhamento do trabalho da equipe.
Além da Pauta, o SiGA SW também conta com o Painel de Jobs, onde é possível acompanhar gráficos e indicadores sobre a produção da equipe, como índice de retrabalho, distribuição de Jobs por usuário e diversas outras informações para auxiliar na gestão.
Muito mais do que a gestão de projetos.
Ao longo deste artigo mostramos como o SiGA SW ajuda a gerenciar os projetos e tarefas com as Campanhas e Jobs, além de acompanhar o andamento dos trabalhos da equipe. Com isso, já é possível centralizar boa parte da operação e tornar a gestão dos projetos muito mais organizada.
Mas nós vamos além da gestão de projetos. Como foi desenvolvido especialmente para agências de publicidade, departamentos de marketing e equipes criativas, ele também conta com módulos para documentos de mídia, documentos de produção e um financeiro completo, permitindo controlar desde o planejamento até a entrega e o faturamento dos trabalhos.
Na prática, isso significa que sua equipe não precisa utilizar uma ferramenta para gerenciar tarefas, outra para controlar documentos e mais uma para cuidar do financeiro. Todas essas informações ficam integradas em uma única plataforma, facilitando o acompanhamento da operação e dando mais segurança para a tomada de decisões.